Conserve bien su archivo rodante

Uno de los mobiliarios a los que se les resta un poco de importancia y que hacen parte de la oficina, es el archivo rodante, pues se da prioridad a muebles como escritorios y sillas teniendo en cuenta que estas son usadas por los empleados en todo momento mientras se encuentran en la empresa realizando sus actividades diarias, mientras que los archivadores solo se utilizan en determinados momentos.

Sin embargo, es necesario considerar que este tipo de mobiliario también es fundamental para el funcionamiento adecuado de cualquier entidad, pues como hemos mencionado en otros contenidos, son los que permiten que haya orden en la documentación de la empresa, algo que es muy útil al momento de tener que buscar algún papel importante o para tener todo al día en caso de recibir una auditoría, que son muy exigentes con el almacenamiento de los documentos.

Por ello también es más que indispensable velar por el buen cuidado y funcionamiento de los mismos, pues el día que falten es cuando se notará lo importantes que son. Pero se preguntarán ¿cómo se pueden mantener bien conservados estos muebles? Y la respuesta es que hay varias formas de hacerlo, pero se necesita ser constantes en la labor.

Lo primero y como lo hemos dicho para el cuidado de otros muebles, es necesario que los empleados sean conscientes de que un archivo rodante hace parte de los activos de la compañía y que por ende, debe ser tratados con cuidado y no pueden utilizarse para almacenar otras cosas que no sean documentos o papeles, a menos que se haya hablado y se tenga el permiso de almacenar otro tipo de elementos, como implementos de oficina de menor tamaño.

Haciendo que el personal sea consciente que sin este elemento tendrían una gran cantidad de documentos apilados sobre su escritorio y que podrían causarles gran dificultad para cumplir con sus obligaciones diarias, pues nada más la contaminación visual y la falta de espacio, imposibilitarían mucho las labores.  Es por aquí donde debemos comenzar con el cuidado de los mismos.

Adicional a esto y como segundo punto, es necesario definir que estos archivadores no pueden ser utilizados para almacenar comida o alimentos. En muchas oficinas se ve que los empleados los usan para guardar su almuerzo, algunos snacks para comer entre tiempos, o mercancía que esconden para vender internamente en la empresa. Es muy importante hacerles ver, que más allá de la prohibición tiene una razón de ser y esa razón es evitar que las plagas se apoderen de la oficina.

Los alimentos guardados por mucho tiempo tienden a atraer a los bichos como las cucarachas, garrapatas, moscas, zancudos, pulgas,  entre otros, por lo que no se puede permitir que esta situación avance y empeore todo el ambiente de la oficina, pues después de tener que lidiar con una plaga, será usted como propietario quien deberá asumir los altos costos que tiene el control de estas y la erradicación de las mismas. Manifiésteles a sus empleados esta preocupación para que no se presenten estas situaciones.

Otro de los puntos que debemos considerar para mantener funcional este archivo rodante, son precisamente sus rieles y por ende las ruedas que permiten tanto el desplazamiento de cada una de sus partes así como la del mueble completo. Es muy importante hacerles saber a los empleados que los tratos bruscos pueden alterar el buen funcionamiento del mecanismo de rieles por lo que pueden presentarse dificultades al momento de querer abrir o cerrar nuevamente el cajón, afectando así toda su estructura y funcionalidad. Además de esto, si el mueble se va a trasladar para otro espacio u oficina, se requiere que sea movido con cuidado y evitando zonas que puedan tener algún tipo de obstáculo que haga que las ruedas se dañen y no se pueda movilizar.

El conservar bien este tipo de mobiliario nos garantiza muchos años de funcionamiento además de que podremos disfrutar de sus grandes beneficios.

  • Almacenamiento con una capacidad del 100%
  • Reducir la necesidad de guardar documentación fuera del área requerida, aprovechando mejor sus ambientes de trabajo.
  • Ideales para almacenar carpetas de forma mixta, como por ejemplo el manejo de A-Z, cajas de menor medidas que puedan ocupar el espacio del cajón, entre otros.
  • Buena asistencia mecánica y amplias posibilidades de maniobrabilidad para los carros móviles.
  • Muebles sencillos y muy económicos
  • Fácil y rápido acceso a toda la información de su empresa.
  • Puede instalar estantería indicada para la seguridad de sus archivos, si tiene información confidencial.

La limpieza es otro aspecto que es fundamental para la conservación de estos archivadores así como de los documentos que se ingresan en su interior. Existen unos pequeños invasores que parecen gusanitos con muchas patas que por lo general disfrutan estar dentro de los papeles, por lo que si se hace un aseo frecuente, se disminuyen las probabilidades de encontrarse a estos pequeños invasores en sus documentos.

Lo importante de tenerlos fuera de su archivo rodante es que estos pueden deteriorar los documentos, mordiéndolos de a poco y dejando varios orificios en ellos, lo cual no es nada recomendable, sobre todo si hablamos de documentos muy importantes. Ahora que ya conoce algunas de las practicas que le ayudarán a mantener estos muebles en el mejor estado, el siguiente consejo será adquirirlos con fabricantes expertos. Industrias Cruz lleva más de medio siglo al servicio de todas las compañías facilitando el almacenamiento de información y la configuración de áreas de trabajo de acuerdo  a las necesidades de cada empresa.

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