Archivadores perfectos y en buen estado

Todo mobiliario que se utiliza en la oficina debe ser cuidado y preservado de la mejor manea, pues cada uno de ellos nos ayuda a realizar diferentes tareas y prescindir de ellos no es una opción, tal como pasa con los archivadores, elementos de organización fundamentales para mantener ordenados y al día todos los documentos que se manejan dentro de la compañía. Mantenlos en perfecto estado es más que una necesidad, es una obligación de su personal por lo que debe establecer algunas normas de cuidado de los elementos de trabajo, así como lo vimos anteriormente con los lockers, para garantizar que su vida útil se prolongue por mucho más tiempo y no tener que estar cambiándolos cada vez que sea irremediablemente necesario.

Estos son herramientas que nos permiten administrar y organizar de una mejor forma toda la documentación que pasa por la compañía, ya sea sobre personal o recursos humanos, información financiera, contable, nuevas alianzas, contratos, proveedores, en fin, documentos que correspondan a cualquier área y por ello, son tan importantes, pues si alguna de esta información se extravía, seguramente se vería en grandes aprietos.

Teniendo en cuenta que su uso facilita el trabajo, pues permite encontrar cualquier documentación que se requiera, gracias a su diseño, los cuidados a su estructura deberían estar definidos por dos acciones muy sencillas: No colocar más de lo que puede guardar y manipularlos con gran consideración sin abrir y cerrar los cajones de forma brusca, algo que puede afectar su funcionalidad demasiado pronto.

En primer lugar, los archivadores son muebles muy resistentes fabricados generalmente en metales durables y con pocos problemas de desgaste u oxidación, pero como todo, necesita ser utilizado de forma correcta, pues en este caso el almacenamiento de grandes cantidades de papeles, carpetas, folios y demás, puede hacer que la base comience a curvarse un poco (sobre todo si la lámina es muy delgada) hasta que termina cediendo y deformándose, creando de inmediato un conflicto con el que está debajo. Aunque esta base casi nunca se rompe, es importante guardar únicamente lo necesario, si requiere de más espacio debería considerar adquirir otro mueble similar.

Y en segundo lugar, el azotar los cajones causa un desgaste temprano en los rieles o en el sistema que tiene para cerrar y asegurar e interior. En muchos casos se sabe que algunas personas que no tiene mucha consideración con los elementos que le entrega la empresa para realizar su trabajo, usan la fuerza bruta para abrirlos y sobre todo para cerrarlos, lo que de a poco va haciendo que este sistema falle y luego sea más que imposible mantener seguro su interior. El golpe constante a estas estructuras causa que se desajusten los rieles y posteriormente estos mismos se puedan romper haciendo que el cajón caiga de su base.

Aunque estos son los problemas más comunes y significativos para este mobiliario de oficina, hay otros problemas que pueden llegar a suceder con menos frecuencia. Es por ello que lo más importante es que exija a su personal guardar todo con sumo cuidado y diligencia para no dañar ni la documentación ni el mueble. Además existen otras formas en las que dentro de los archivadores se pueden organizar los papeles, como los folders o las carpetas, que te ayudan a conservar mejor el estado de los mismos.

Esto es realmente útil cuando se maneja un alto volumen de información física, que hace tan difícil que se puedan encontrar los archivos con rapidez y eficiencia.  La mejor forma de poner orden es a través de estas carpetas en donde puede guardar los documentos de forma mucho más apropiada, distinguiéndola por número, letra del alfabeto, color, etc. Mejorando considerablemente la concentración de los colaboradores y que su productividad vaya en aumento. De esta forma todo estará bajo control.

Estas carpetas o folders también deben ser seleccionadas de acuerdo a las necesidades de la compañía. En general siempre se eligen las conocidas como “A-Z” pues son ideales para almacenar gran cantidad de documentos y se puede escribir a su costado de qué son, información sobre ellos y la fecha a la que corresponden. Con estas carpetas puedes optimizar el espacio al interior de los archivadores, para que puedas almacenar mucho más. Recuerda que este tipo de mobiliario también cuenta con una versión móvil, y no nos referimos precisamente a una aplicación de celular, sino a un diseño que cuenta con ruedas en la parte inferior, para que pueda trasladarlo de una oficina a otra, lo que resulta muy conveniente sobre todo cuando se maneja la misma información en varias dependencias, es decir, que son transversales en la organización o compañía.

De igual forma con estos muebles se ahorra mucho espacio, teniendo la posibilidad de incluir otro mobiliario importante para realizar correctamente las labores el día, como otro escritorio, una mesa de auxiliar, equipos electrónicos, entre otros, aprovechando al máximo de las estancias que tiene la oficina. Una ventaja que puede encontrar con estos archivadores, es que son perfectamente personalizables, por lo que se hacen a la medida exacta y con el diseño que se requiera cubriendo las necesidades del cliente. Con esta información que hoy hemos brindado, conseguirá que este mobiliario de oficina se conserve en el mejor estado posible. Son recomendaciones pequeñas y sencillas por lo que sabemos que no tendrá ningún inconveniente para que sus empleados lo pongan en práctica. Dele la bienvenida al orden y la eficiencia con este mobiliario de Industrias Cruz.

 

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